Penyesuaian Stok
Penyesuaian stok dipakai untuk mencatat perubahan stok yang bukan penjualan, refund, atau Stok Masuk. Contohnya barang rusak, kedaluwarsa, hilang, dipakai sendiri, dikembalikan ke supplier, atau ternyata ditemukan lagi.
Setiap penyesuaian langsung mengubah stok dan tercatat lengkap: berapa yang berubah, stok sebelum dan sesudah, alasannya, catatan, siapa yang mencatat, dan nilai kerugiannya berdasarkan harga pokok (HPP).
Buka dari menu Inventaris → Penyesuaian stok di Dashboard web atau aplikasi Dashboard di ponsel.
Penyesuaian stok diluncurkan bersama rilis ini. Tampilan halaman bisa sedikit berbeda dari penjelasan di bawah, tetapi cara kerjanya sama.
Siapa yang bisa memakai
- Paket: penyesuaian stok dan laporan kehilangan stok tersedia di semua paket.
- Peran: Pemilik dan Admin bisa melihat dan mencatat penyesuaian. Kasir tidak bisa membuka halaman ini, karena halaman ini menampilkan harga pokok dan nilai kerugian. Lihat Peran staf.
Alasan penyesuaian
Setiap penyesuaian wajib punya alasan. Alasan menentukan arah perubahan stok:
| Alasan | Arah | Contoh |
|---|---|---|
| Rusak | Mengurangi stok | Botol pecah saat bongkar muat |
| Kedaluwarsa | Mengurangi stok | Roti yang lewat tanggal |
| Hilang | Mengurangi stok | Barang tidak ditemukan saat dicek |
| Pemakaian sendiri | Mengurangi stok | Kopi untuk sampel atau dipakai karyawan |
| Retur ke supplier | Mengurangi stok | Barang cacat dikembalikan ke pemasok |
| Penggantian dari supplier | Menambah stok | Pemasok mengirim barang pengganti |
| Ditemukan | Menambah stok | Barang yang dikira hilang ternyata ada di gudang |
| Koreksi | Menambah atau mengurangi | Membetulkan salah catat |
| Stok opname | Menambah atau mengurangi | Dibuat otomatis saat stok opname diselesaikan. Tidak bisa dipilih manual |
| Penerimaan pembelian | Menambah stok | Dibuat otomatis saat barang dari pesanan pembelian diterima. Tidak bisa dipilih manual |
| Transfer keluar | Mengurangi stok | Dibuat otomatis saat transfer stok dikirim dari cabang asal. Tidak bisa dipilih manual |
| Transfer masuk | Menambah stok | Dibuat otomatis saat transfer stok diterima di cabang tujuan. Tidak bisa dipilih manual |
| Transfer batal (kembali) | Menambah stok | Dibuat otomatis saat transfer yang sedang dalam perjalanan dibatalkan. Tidak bisa dipilih manual |
Alasan yang mengurangi stok tidak bisa dipakai untuk menambah, dan sebaliknya. Jika ingin menambah stok karena barang baru datang dari pemasok, terima barangnya lewat Pesanan Pembelian (atau Stok Masuk untuk pengisian tanpa PO), bukan penyesuaian.
Mencatat satu penyesuaian
- buka Penyesuaian stok, lalu ketuk Tambah penyesuaian
- cari produk, atau pindai barcode-nya
- pilih varian jika produk punya varian (wajib, karena stok disimpan per varian)
- pilih cabang jika stok produk itu dihitung per cabang
- pilih alasan
- isi jumlah; layar menampilkan stok sekarang dan stok sesudah disimpan
- tambahkan catatan jika perlu (maksimal 255 karakter), lalu simpan
Untuk alasan Koreksi, ada dua cara mengisi:
- Ubah menjadi. Isi stok yang benar, misalnya "jadikan 12". Etalasse menghitung selisihnya sendiri.
- Ubah sebanyak. Isi selisihnya, misalnya "+3" atau "−2".
Jika koneksi putus saat menyimpan lalu Anda menekan simpan lagi, penyesuaian tidak tercatat dua kali.
Penyesuaian massal
Untuk banyak barang sekaligus, misalnya satu batch yang kedaluwarsa, pakai Penyesuaian massal:
- pilih satu alasan dan catatan untuk semua baris
- tambahkan produk satu per satu beserta jumlahnya (maksimal 200 baris); setiap baris boleh punya alasan atau catatan sendiri
- simpan sekali
Penyesuaian massal berlaku semua atau tidak sama sekali. Jika satu baris gagal, misalnya stoknya tidak cukup, tidak ada baris yang disimpan dan baris yang bermasalah disorot. Perbaiki baris itu, lalu simpan lagi.
Stok sebelum dan sesudah
Setiap penyesuaian mencatat stok sebelum dan sesudah. Angka yang dipakai tergantung cara toko Anda menghitung stok:
- Stok berupa jumlah. Angkanya adalah stok produk atau varian. Jika stok dihitung per cabang, yang dipakai adalah stok cabang tersebut.
- Stok per unit (setiap unit tercatat di halaman Stok). Pengurangan menandai unit paling lama sebagai dihapusbukukan. Penambahan membuat unit baru berstatus Ada. Jumlah stok produk ikut diperbarui, sama seperti saat Stok Masuk.
Penyesuaian pada varian juga mengubah stok produk induknya dengan jumlah yang sama, sama seperti penjualan dan Stok Masuk.
Stok tidak pernah minus
Stok tidak bisa turun di bawah nol. Jika Anda mencoba mengurangi lebih banyak dari stok yang ada, penyesuaian ditolak, dan Etalasse menampilkan stok yang tersedia saat itu.
Penyesuaian stok tidak tersedia untuk toko Booking, toko Rental, dan toko produk digital yang tidak memakai stok per unit, karena stok di toko-toko itu tidak berkurang oleh penjualan.
Peringatan stok menipis
Jika penyesuaian membuat stok turun ke atau di bawah titik pesan ulang, Anda mendapat peringatan stok menipis yang sama seperti setelah penjualan: di lonceng notifikasi dan sebagai notifikasi push, paling banyak sekali sehari per barang.
Tidak bisa diubah atau dihapus
Penyesuaian yang sudah disimpan tidak bisa diedit atau dihapus. Dengan begitu riwayat stok tetap bisa dipercaya. Jika salah catat, buat penyesuaian baru dengan alasan Koreksi untuk membetulkannya.
Setiap penyesuaian juga tercatat di Log Aktivitas.
Daftar penyesuaian
Daftar penyesuaian menampilkan yang terbaru di atas. Setiap baris berisi tanggal, produk dan varian, alasan, jumlah (merah untuk pengurangan, hijau untuk penambahan), stok sebelum → sesudah, nilai berdasarkan harga pokok, siapa yang mencatat, dan catatan.
Anda bisa menyaring berdasarkan rentang tanggal (bawaan: bulan ini), alasan, produk, cabang, dan arah (masuk atau keluar). Daftar bisa diekspor ke CSV.
Laporan kehilangan stok
Laporan kehilangan stok merangkum penyesuaian per alasan dalam satu periode, sehingga Anda tahu berapa uang yang hilang karena barang rusak, kedaluwarsa, atau hilang.
- Pilih periode (bawaan: bulan ini) dan cabang jika toko Anda punya beberapa cabang.
- Untuk setiap alasan, laporan menampilkan jumlah catatan, jumlah barang keluar, jumlah barang masuk, nilai kerugian, nilai tambahan, dan nilai bersih.
- Baris total ada di bawah, dan alasan dengan kerugian terbesar ada di atas.
- Laporan bisa diekspor ke CSV.
Transfer stok antar cabang (Transfer keluar, Transfer masuk, Transfer batal) tidak masuk laporan ini, karena barangnya hanya pindah cabang. Kekurangan saat transfer diterima tetap masuk sebagai Hilang.
Nilai dihitung dari harga pokok saat penyesuaian dicatat. Jika Anda mengubah harga pokok produk hari ini, nilai penyesuaian lama tidak ikut berubah.
Jika laporan menyebutkan ada penyesuaian tanpa harga pokok, nilainya tidak ikut dihitung, jadi kerugian sebenarnya lebih besar dari yang tampil. Isi harga pokok (HPP) pada produk dan varian yang masih kosong.
Cara memakai laporan ini:
- Kedaluwarsa tinggi: kurangi jumlah belanja untuk barang yang cepat basi, atau jual lebih cepat dengan flash sale
- Rusak tinggi: cek cara penyimpanan dan pengiriman dari pemasok
- Hilang atau Stok opname minus tinggi: lakukan stok opname lebih sering dan cek Log Aktivitas
Penyesuaian otomatis dari resep
Saat menu beresep terjual, bahan bakunya tercatat di sini dengan alasan Pemakaian resep, dan dikembalikan dengan alasan Pengembalian resep saat pesanan dibatalkan atau direfund dengan kembali ke stok. Alasan ini dibuat sistem, tidak bisa dipilih manual, dan tidak masuk laporan kehilangan stok. Lihat Resep dan Bahan Baku.
Penyesuaian dari matriks varian
Stok awal varian baru dan perubahan stok di tabel Matriks Varian dicatat sebagai penyesuaian alasan Koreksi, sehingga muncul di riwayat ini.