Check-in
Check-in mencatat setiap kunjungan pemegang paket member: di meja depan dengan memindai QR member atau mencari nomor HP, lewat kode QR di pintu, atau dari daftar hadir kelas. Setiap check-in yang berhasil memakai paket member pelanggan sesuai ketentuannya.
Check-in adalah fitur bisnis untuk paket Growth, Pro, dan Enterprise, dan membutuhkan Paket member menyala. Kata "Check-in" bisa diganti lewat Apa sebutan untuk check-in? di Pengaturan toko.
Menu di Dashboard
Selama fitur menyala, menu Check-in muncul di Dashboard web:
| Halaman | Siapa | Isinya |
|---|---|---|
| Daftar hadir kelas | Pemilik, Admin, Kasir | tandai siapa yang datang ke setiap sesi |
| Log check-in | Pemilik, Admin | semua check-in, dan membatalkan check-in |
| Laporan check-in | Pemilik, Admin | jam sibuk, kehadiran per kelas, dan member yang lama tidak datang |
| Kode pintu | Pemilik, Admin | mencetak poster QR untuk check-in mandiri |
| Pengaturan check-in | Pemilik (yang lain hanya melihat) | lihat Pengaturan |
Di aplikasi Dashboard (Android), log ada di menu Check-in, laporan di Laporan check-in, daftar hadir di Daftar hadir (toko Booking), dan pengaturan di Fitur bisnis, tombol Pengaturan pada kartu Check-in.
QR member
Selama Check-in menyala, akun pelanggan di etalase menampilkan QR yang berubah setiap 30 detik, dengan hitung mundur "Kode baru dalam ... dtk". QR ada di profil dan di menu Paket Member saya (tombol Tampilkan kode Paket Member). QR lama tidak bisa dipakai lagi, jadi tangkapan layar tidak berguna untuk orang lain.
- QR tetap tampil tanpa internet sampai kodenya habis, lalu pelanggan diminta menyambungkan internet untuk memperbarui kode
- bila toko memakai peserta booking, pelanggan memilih untuk siapa QR itu (misalnya anaknya)
- pemindai keranjang di POS tetap bisa membaca QR ini untuk memilih pelanggan seperti sebelumnya
Meja depan (POS)
Tab Check-in di POS (mengikuti sebutan check-in Anda) dapat dipakai Pemilik, Admin, dan Kasir:
- Scan QR member dengan kamera (tombol Scan QR), atau Atau cari lewat nomor HP (minimal 6 digit, bagian akhir nomor sudah cukup), lalu pilih orangnya
- bila member punya peserta tersimpan, pilih Siapa yang check-in?
- kartu member tampil layar penuh: foto, nama, nomor HP tersamar, paket yang dipakai, sisa kredit atau berlaku sampai, dan hasilnya: OK (hijau) atau DITOLAK (merah) dengan alasannya
- bila member punya booking hari ini, kartu menampilkan Booking hari ini dengan tombol Tandai hadir
- daftar Terbaru hari ini menampilkan kunjungan hari ini di cabang Anda
Tab yang sama punya tampilan Daftar hadir untuk sesi yang dibooking (lihat Daftar hadir kelas). Kasir yang akunnya terikat ke satu cabang selalu mencatat check-in di cabang itu.
Paket mana yang dipakai
Bila member punya beberapa paket, Etalasse memilih yang bisa dipakai dan mencakup kunjungan ini, dengan urutan: Berbasis waktu dulu, lalu Waktu + kredit, lalu Kredit (kredit tidak terpakai selama ada paket tanpa batas), lalu yang paling cepat berakhir.
- paket Kredit dan Waktu + kredit berkurang 1 kredit per check-in ("Berhasil check-in. 1 kredit terpakai.")
- paket Berbasis waktu tidak berkurang, tetapi check-in dihitung untuk batas per hari dan per minggu
- paket yang cakupannya hanya kalender, layanan, atau kategori tertentu berlaku untuk booking saja, bukan kunjungan tanpa booking. Paket dengan cakupan cabang hanya berlaku di cabang itu
- check-in untuk kelas yang sudah dibooking tidak memakai paket lagi, karena booking-nya sudah dibayar (dengan uang atau dengan paket)
Pindai dua kali
Check-in kedua untuk member, pemegang, dan paket yang sama dalam 10 menit (bisa diubah) mengembalikan check-in pertama ("Sudah check-in pukul .... Tidak ada yang terpotong.") dan tidak memotong kredit lagi. Dua kasir yang memindai QR yang sama bersamaan juga hanya memotong sekali.
Alasan ditolak
Nama alasan di bawah ini sesuai Log check-in. POS dan ponsel member menampilkan kalimat yang lebih panjang dengan arti yang sama.
| Alasan | Artinya |
|---|---|
| Kode QR tidak valid | QR palsu, dari toko lain, atau pelanggan tidak ditemukan |
| Kode QR kedaluwarsa | QR lebih tua dari 1 menit. Minta member menunjukkan kode yang aktif |
| Tidak punya paket | member tidak punya paket di toko ini, atau pemegangnya bukan orang ini |
| Paket belum mulai | paket baru mulai di tanggal berikutnya |
| Paket sudah berakhir | paket sudah kedaluwarsa |
| Paket dibekukan | paket dibekukan, atau hari ini masuk masa pembekuan |
| Menunggu pembayaran perpanjangan | paket lewat jatuh tempo dan menunggu tagihan perpanjangan dibayar |
| Kredit habis | tidak ada kredit tersisa |
| Batas pemakaian tercapai | batas per hari atau per minggu sudah terpakai |
| Paket tidak berlaku untuk datang langsung | paket hanya untuk kelas atau layanan yang dibooking |
| Paket untuk cabang lain | paket hanya berlaku di cabang lain |
| Di luar jam akses | di luar Jam akses yang Anda tentukan |
| Booking tidak valid | booking bukan milik member ini, atau sudah dibatalkan / tidak hadir |
Saat beberapa paket gagal, alasan yang ditampilkan adalah yang paling bisa ditindaklanjuti.
Kode pintu (check-in mandiri)
Bila Check-in mandiri dengan kode pintu dinyalakan, setiap cabang punya kode QR pintu. Buka Check-in > Kode pintu, pilih Ukuran kertas (A4 atau A5) dan cabangnya, lalu Cetak poster. Member memindainya dengan kamera ponsel, masuk ke akunnya bila perlu, lalu menjawab "Check-in di Cabang Selatan?" (nama cabangnya) dengan tombol Check-in sekarang. Hasilnya Berhasil check-in atau Tidak bisa check-in dengan alasan yang sama.
Kode pintu tidak rahasia (tergantung di dinding): yang membuktikan kunjungan adalah akun member, paket yang berlaku, dan aturan pindai dua kali. Bila foto poster tersebar, pakai Cetak ulang semua di Pengaturan check-in: semua kode yang sudah dicetak berhenti berlaku dan Anda mencetak yang baru. Check-in mandiri mati secara bawaan.
Daftar hadir kelas
Check-in > Daftar hadir kelas menampilkan sesi booking hari itu (pindah dengan Hari sebelumnya, Hari berikutnya, atau pilih tanggal), dikelompokkan per sesi, dengan nama peserta dan "... dari ... hadir". Centang siapa yang datang:
- tercatat sebagai check-in untuk booking itu, tanpa memakai paket
- booking diselesaikan mengikuti aturan Menyelesaikan Booking. Sebelum sesi mulai, booking selesai otomatis setelah sesi dimulai
- booking yang sudah hadir tidak pernah ditandai tidak datang secara otomatis
Kasir boleh menandai hadir untuk booking mana pun di toko.
Log dan laporan (Pemilik dan Admin)
- Log check-in: semua check-in OK dan Ditolak dengan saringan tanggal Dari dan Sampai (maksimal 92 hari), Cabang, Hasil, Metode (QR member, Kode pintu, Cari nomor HP, Daftar hadir, Manual), dan Alasan
- Batalkan check-in di log, dengan alasan: kredit yang terpakai dikembalikan ke paket. Booking yang sudah selesai tetap selesai. Check-in yang dibatalkan bertanda Digugurkan
- Laporan check-in: angka Check-in, Ditolak, Hari dengan check-in, dan Jam tersibuk, lalu:
- Jam sibuk: peta jam x hari dalam seminggu (waktu toko)
- Per hari: check-in berhasil dan ditolak per hari
- Kehadiran per kelas: per layanan dan jam mulai: sesi, dipesan, hadir, tidak hadir, dibatalkan, dan tingkat kehadiran
- Lama tidak datang: pemegang paket aktif yang tidak check-in lebih dari Tidak datang selama (hari) (atau belum pernah), dengan tombol Kirim pesan WhatsApp. Untuk pesan massal, buat segmen dengan aturan check-in terakhir (lihat Perpanjangan Paket)
Log dan laporan tetap bisa dibaca saat fitur dimatikan.
Pengaturan
Pemilik toko mengatur Check-in di Check-in > Pengaturan check-in (juga lewat tautan Pengaturan check-in di Fitur bisnis). Admin dan Kasir hanya melihat.
| Pengaturan | Bawaan | Arti |
|---|---|---|
| Check-in mandiri dengan kode pintu | mati | pelanggan memindai poster di pintu dengan ponsel dan check-in sendiri. Tetap perlu paket yang berlaku |
| Abaikan pindaian ulang selama (menit) | 10 | 1-720 menit. Pindaian kedua orang yang sama dalam waktu ini tidak dipotong lagi |
| Jam akses (Buka pukul dan Tutup pukul) | kosong = kapan saja | waktu toko, untuk check-in di meja depan dan pintu. Jam tutup sebelum jam buka berarti melewati tengah malam. Daftar hadir tidak memakai jam ini |
| Simpan check-in selama (bulan) | 24 | 1-120 bulan. Check-in yang lebih lama dihapus otomatis setiap malam, meskipun fiturnya nonaktif |
| Cetak ulang semua | menghentikan semua kode pintu yang sudah dicetak. Cetak dan pasang yang baru dari Kode pintu |
Privasi
- Etalasse tidak menyimpan lokasi, alamat IP, perangkat, atau isi QR untuk check-in
- data check-in dihapus otomatis setelah masa simpan
- pencarian nomor HP hanya menampilkan nama, nomor tersamar, foto, peserta, dan jumlah paket aktif
Integrasi
Setiap check-in OK yang baru mengirim webhook checkin.ok, misalnya untuk membuka gerbang putar atau mencatat ke sistem lain. Etalasse tidak membuat integrasi perangkat keras sendiri.
QR member dan kode pintu ditandatangani dengan rahasia server CHECKIN_QR_SECRET (minimal 32 karakter), yang dibuat langsung di server API dan sama di setiap server API. Tanpa rahasia itu, Dashboard menampilkan "Kode QR check-in belum disiapkan di server" dan POS meminta mencari lewat nomor HP, sedangkan pencarian nomor HP, daftar hadir, log, dan laporan tetap berjalan.