Stok Opname
Stok opname adalah menghitung fisik barang di toko atau gudang, lalu menyamakan stok di Etalasse dengan hasil hitungan. Lakukan secara rutin, misalnya setiap akhir bulan, agar stok di sistem sesuai dengan barang yang benar-benar ada.
Buka dari menu Inventaris → Stok opname di Dashboard web atau aplikasi Dashboard di ponsel. Aplikasi di ponsel paling nyaman dipakai untuk menghitung sambil berjalan di rak.
Stok opname diluncurkan bersama rilis ini. Tampilan halaman bisa sedikit berbeda dari penjelasan di bawah, tetapi cara kerjanya sama.
Siapa yang bisa memakai
- Paket: membuat dan menjalankan stok opname tersedia di paket Pro dan Enterprise. Lihat Billing & Paket.
- Peran: Pemilik dan Admin bisa membuat, menghitung, dan menyelesaikan opname. Kasir tidak bisa membuka halaman ini, karena halaman ini menampilkan harga pokok dan nilai selisih. Lihat Peran staf.
Jika paket Anda turun dari Pro, riwayat opname tetap bisa dilihat, dan opname yang belum selesai masih bisa dibatalkan atau dihapus. Membuat, menghitung, dan menyelesaikan opname baru butuh paket Pro lagi.
Langkah stok opname
1. Buat opname
Ketuk Opname baru, lalu isi:
- judul, misalnya "Opname akhir bulan Oktober"
- cabang, jika toko Anda punya beberapa cabang
- cakupan: semua produk, produk dari kategori tertentu, atau produk pilihan
Saat opname dibuat, Etalasse mencatat stok sistem setiap barang pada saat itu. Setiap varian menjadi satu baris hitungan. Satu opname paling banyak 5.000 baris. Untuk toko yang lebih besar, bagi per kategori.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Hanya boleh ada satu opname terbuka per cabang. Jika masih ada opname yang belum selesai, Anda akan diarahkan untuk membukanya. Opname untuk seluruh toko dan opname untuk satu cabang boleh berjalan bersamaan.
- Barang yang stoknya dihitung per cabang dilewati jika opname dibuat tanpa memilih cabang. Jumlah barang yang dilewati ditampilkan setelah opname dibuat.
- Cakupan opname tidak bisa diubah setelah dibuat. Jika salah pilih, batalkan lalu buat opname baru.
2. Hitung barang
Di layar hitung, isi jumlah yang Anda hitung untuk setiap barang.
- Cari dengan nama, SKU, atau pindai barcode untuk langsung ke barangnya.
- Pakai tab Semua, Belum dihitung, Sudah dihitung, dan Ada selisih untuk melihat kemajuan.
- Hitungan tersimpan otomatis. Anda bisa berhenti dan melanjutkan nanti, atau membagi pekerjaan dengan staf lain.
- Nyalakan hitung tanpa melihat stok (blind count) jika ingin penghitung tidak melihat stok sistem. Hasilnya biasanya lebih jujur.
- Tambahkan catatan per barang, misalnya "2 pecah, 1 hilang".
- Butuh kertas? Unduh lembar hitung (CSV) untuk dicetak.
Begitu hitungan pertama disimpan, status opname berubah dari Draf menjadi Menghitung.
3. Tinjau selisih
Sebelum menyelesaikan, buka Tinjau. Di sini Anda melihat:
- jumlah baris yang akan diposting, nilai kerugian, nilai tambahan, nilai bersih, dan jumlah barang yang belum dihitung
- per barang: stok sistem saat opname dibuat, stok sekarang, hasil hitungan, dan perubahan yang akan diposting
Barang yang sudah dihitung tetapi kemudian dihapus, diberi varian, atau diubah menjadi stok per cabang ditandai barang sudah tidak ada. Barang ini dilewati saat opname diselesaikan, dan stoknya tidak diubah.
4. Selesaikan
Ketuk Selesaikan. Untuk setiap barang yang hasil hitungannya berbeda dari stok sekarang, Etalasse membuat satu penyesuaian stok dengan alasan Stok opname, sehingga stok akhirnya sama dengan hasil hitungan.
Menyelesaikan opname tidak bisa dibatalkan. Periksa tinjauan dulu, terutama barang yang ditandai "stok berubah sejak opname dimulai".
Setelah selesai, Anda bisa membuka daftar penyesuaian yang dibuat oleh opname ini. Jika ada barang yang stoknya turun sampai titik pesan ulang, Anda juga mendapat peringatan stok menipis.
Stok berubah sejak opname dimulai
Toko biasanya tetap berjualan selama opname. Karena itu, stok sebuah barang bisa berubah setelah opname dibuat, misalnya karena ada penjualan, Stok Masuk, atau penyesuaian lain.
Saat menyelesaikan, Etalasse memakai stok sekarang, bukan stok saat opname dibuat. Contoh:
| Jumlah | |
|---|---|
| Stok sistem saat opname dibuat | 14 |
| Terjual 1 setelah itu, jadi stok sekarang | 13 |
| Hasil hitungan Anda | 11 |
| Perubahan yang diposting | 11 − 13 = −2 |
Stok akhirnya menjadi 11, sesuai hitungan Anda.
Masalahnya, jika barang itu terjual setelah Anda menghitungnya, hitungan Anda sudah tidak berlaku lagi. Karena itu, barang yang stoknya berubah sejak opname dimulai ditandai di layar tinjau. Hitung ulang barang-barang itu sebelum menyelesaikan.
Hitung barang yang laris di jam sepi atau sebelum toko buka, lalu selesaikan opname tidak lama setelah selesai menghitung.
Barang yang tidak dihitung
Barang yang belum dihitung saat opname diselesaikan dibiarkan apa adanya. Stoknya tidak diubah, dan tidak dianggap nol. Layar tinjau menampilkan peringatan berapa barang yang belum dihitung.
Jika ingin mencatat bahwa sebuah barang benar-benar habis, isi hitungannya dengan 0.
Status opname
| Status | Artinya | Yang bisa dilakukan |
|---|---|---|
| Draf | Baru dibuat, belum ada hitungan | Ubah judul dan catatan, mulai menghitung, batalkan, hapus |
| Menghitung | Sudah ada hitungan tersimpan | Ubah judul dan catatan, lanjut menghitung, selesaikan, batalkan |
| Selesai | Stok sudah disesuaikan | Hanya dilihat |
| Dibatalkan | Dihentikan tanpa mengubah stok | Dilihat atau dihapus |
Membatalkan opname tidak mengubah stok sama sekali. Opname yang sudah Menghitung harus dibatalkan dulu sebelum bisa dihapus.
Tips stok opname
- jadwalkan opname rutin, misalnya akhir bulan, dan opname kecil per kategori untuk barang yang mahal atau sering hilang
- bagi rak atau kategori ke beberapa staf, karena hitungan dari beberapa ponsel tersimpan ke opname yang sama
- pakai hitung tanpa melihat stok agar penghitung tidak sekadar menyalin angka sistem
- hitung ulang barang yang ditandai stoknya berubah sejak opname dimulai
- setelah selesai, cek laporan kehilangan stok untuk melihat nilai selisih alasan Stok opname
Bahan baku
Opname seluruh toko mencakup bahan baku bersama menu. Untuk menghitung bahan saja, pilih produk tertentu lalu pilih bahannya (bahan tidak punya kategori, jadi opname per kategori tidak memuatnya). Jumlah dihitung dalam satuan dasar bahan. Selisih negatif pada bahan terlihat di laporan pemakaian bahan sebagai sinyal pemborosan.