Pesanan Pembelian (PO)
Pesanan pembelian (purchase order, PO) adalah daftar barang yang Anda pesan ke satu pemasok untuk satu cabang. Dari PO yang sama Anda mencatat barang yang datang (bisa bertahap), stok bertambah di cabang tujuan, harga pokok (HPP) diperbarui otomatis, dan Anda bisa melacak berapa yang masih harus dibayar ke pemasok.
Buka dari menu Inventaris → Pesanan pembelian di Dashboard web atau aplikasi Dashboard di ponsel.
Pesanan pembelian diluncurkan bersama rilis ini. Tampilan halaman bisa sedikit berbeda dari penjelasan di bawah, tetapi cara kerjanya sama.
Siapa yang bisa memakai
- Paket: membuat dan mengubah PO tersedia di paket Pro dan Enterprise. Lihat Billing & Paket.
- Peran: Pemilik dan Admin bisa memakai semua fitur PO. Kasir tidak bisa membuka halaman ini, karena PO menampilkan harga beli. Lihat Peran staf.
- Tipe toko: PO menambah stok, jadi hanya untuk toko yang stoknya dihitung. Toko Booking, Sewa, dan Digital tanpa stok unit tidak bisa membuat PO.
Jika paket Anda turun dari Pro, riwayat PO tetap bisa dilihat. Barang dari PO yang sudah dipesan tetap bisa diterima, PO bisa ditutup, dan pembayarannya tetap bisa dicatat, sehingga barang yang sedang dalam perjalanan tidak tertahan. Membuat PO baru, mengubah PO, dan menandai PO sebagai dipesan butuh paket Pro lagi.
Status PO
| Status | Artinya |
|---|---|
| Draf | PO masih disusun. Semua isian dan barang bisa diubah |
| Dipesan | PO sudah dikirim ke pemasok. Daftar barang terkunci, menunggu barang datang |
| Diterima sebagian | Sebagian barang sudah datang, sisanya masih ditunggu |
| Diterima | Semua barang sudah datang |
| Ditutup | Sebagian barang datang, sisanya tidak akan dikirim. PO diakhiri lebih awal |
| Dibatalkan | PO dibatalkan sebelum ada barang yang datang |
Tombol yang tampil di halaman detail PO menyesuaikan statusnya, jadi Anda hanya melihat aksi yang memang bisa dilakukan.
1. Siapkan pemasok
Setiap PO ditujukan ke satu pemasok. Pastikan pemasoknya sudah ada di halaman Pemasok, lengkap dengan kontak dan termin pembayaran. Termin pembayaran disalin ke PO dan dipakai untuk menghitung tanggal jatuh tempo.
2. Buat PO
Ketuk PO baru, lalu isi:
- Pemasok (wajib). Pemasok baru bisa ditambahkan langsung dari formulir ini.
- Cabang tujuan, tempat barang akan diterima, jika toko Anda punya beberapa cabang.
- Tanggal pesan (bawaan hari ini) dan perkiraan tiba (tidak boleh sebelum tanggal pesan).
- Catatan untuk pemasok, misalnya "Tolong kirim pagi".
- Barang: cari produk atau pindai barcode, pilih varian bila ada, lalu isi jumlah dan harga beli per unit. Harga beli otomatis terisi dari HPP barang saat ini dan bisa Anda ubah. Satu produk atau varian hanya boleh muncul sekali. Satu PO paling banyak 200 baris.
- Diskon, pajak, dan ongkos kirim untuk seluruh PO. Pajak bisa diisi sebagai persen (misalnya PPN 11%) atau sebagai nominal.
Total dihitung oleh Etalasse: subtotal, dikurangi diskon, ditambah pajak dan ongkos kirim. Setelah disimpan, angka dari Etalasse yang berlaku.
Setiap PO mendapat nomor otomatis seperti PO-2026-0007. Urutannya per toko dan per tahun, dan nomor tidak pernah dipakai ulang walaupun drafnya dihapus.
Isi dari saran pesan ulang
Tombol Tambah dari saran pesan ulang menampilkan barang yang stoknya sudah di bawah atau sama dengan titik pesan ulang (lihat Peringatan Stok Menipis), untuk cabang dan pemasok yang Anda pilih. Untuk setiap barang tampil:
- stok sekarang dan titik pesan ulangnya;
- jumlah yang sedang dipesan di PO lain yang belum datang;
- jumlah saran: cukup untuk mengembalikan stok ke dua kali titik pesan ulang, dikurangi yang sedang dipesan;
- pemasok dan harga beli terakhir.
Centang barang yang ingin dipesan, ubah jumlahnya bila perlu, lalu tambahkan ke PO.
3. Kirim ke pemasok
Saat PO siap, ketuk Tandai sudah dipesan. Ini menandakan PO sudah Anda kirim ke pemasok, misalnya lewat WhatsApp atau dokumen cetak (Surat Pesanan) dari tombol Cetak.
Setelah ditandai dipesan:
- daftar barang, harga, diskon, pajak, dan ongkos kirim terkunci;
- yang masih bisa diubah hanya perkiraan tiba dan catatan;
- PO butuh minimal satu barang, dan pemasoknya harus masih ada.
Jika ada yang salah sebelum barang datang, batalkan PO lalu buat yang baru.
4. Terima barang
Saat barang datang, buka PO lalu ketuk Terima barang. Satu penerimaan mencatat satu kali pengiriman:
- Setiap barang yang masih ditunggu tampil dengan jumlah diterima (bawaan: sisa yang belum datang) dan harga beli per unit (bawaan: harga di PO). Ubah jumlahnya jika barang datang sebagian, dan ubah harganya jika harga di faktur berbeda.
- Isi tanggal dan jam barang datang (bawaan sekarang) dan catatan, misalnya nomor surat jalan.
- Simpan. Etalasse menampilkan berapa stok yang akan bertambah dan di cabang mana sebelum Anda menyimpan.
Saat penerimaan disimpan, dalam satu langkah:
- stok bertambah di cabang tujuan PO;
- HPP barang diperbarui sesuai kebijakan HPP;
- status PO menjadi Diterima sebagian atau Diterima.
Jika satu baris gagal, misalnya barangnya sudah dihapus, tidak ada yang disimpan sama sekali. Perbaiki baris itu lalu simpan lagi. Penerimaan yang sudah disimpan tidak bisa dibatalkan. Jika ada salah catat, betulkan stok dengan penyesuaian stok alasan Koreksi.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Penerimaan bertahap. Satu PO boleh diterima berkali-kali. Barang yang belum datang tetap ditunggu sampai diterima atau PO ditutup.
- Lebih dari yang dipesan. Secara bawaan, jumlah diterima tidak boleh melebihi sisa yang ditunggu. Jika pemasok memang mengirim lebih, nyalakan Izinkan terima lebih di bagian lanjutan. Total PO ikut menyesuaikan.
- Stok per cabang. Barang yang stoknya dihitung per cabang hanya bisa diterima pada PO yang punya cabang tujuan.
- Stok per unit. Jika toko Anda memakai stok per unit, setiap unit yang diterima menjadi unit baru yang tersedia di cabang tujuan.
- Riwayat stok. Setiap baris penerimaan tercatat di Penyesuaian Stok dengan alasan Penerimaan pembelian, lengkap dengan stok sebelum dan sesudah. Alasan ini tidak bisa dipilih manual.
- Tombol ditekan dua kali. Jika koneksi terputus saat menyimpan lalu Anda coba lagi, penerimaan yang sama tidak tercatat dua kali.
HPP otomatis
Setiap penerimaan memperbarui HPP (harga pokok, cost price) barang yang diterima. HPP dipakai di Laporan Laba Rugi untuk menghitung harga pokok barang terjual. Pilih kebijakan HPP toko di menu halaman Pesanan pembelian:
| Kebijakan | HPP baru |
|---|---|
| Rata-rata tertimbang (bawaan) | Rata-rata dari stok lama dengan HPP lama dan barang baru dengan harga belinya |
| Harga beli terakhir | Harga beli pada penerimaan ini |
| Pertahankan HPP | Tidak berubah. Jika barang belum punya HPP, diisi dengan harga beli penerimaan ini |
Contoh rata-rata tertimbang: stok Anda 10 botol dengan HPP Rp17.000, lalu datang 20 botol dengan harga beli Rp18.000.
HPP baru = (10 × 17.000 + 20 × 18.000) ÷ (10 + 20) = 530.000 ÷ 30 = Rp17.667
Rata-rata tertimbang dipakai sebagai bawaan karena cara ini lazim dipakai dalam pembukuan usaha kecil di Indonesia (HPP rata-rata). Margin di laporan laba rugi tidak melonjak setiap kali harga beli naik turun.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Stok lama dihitung dari stok seluruh toko (semua cabang) sebelum barang datang, karena HPP berlaku untuk seluruh toko.
- Untuk barang dengan varian, HPP yang diperbarui adalah HPP varian tersebut.
- Kebijakan bisa diganti untuk satu penerimaan saja di bagian lanjutan dialog Terima barang.
- Detail penerimaan menampilkan HPP sebelum dan sesudah untuk setiap baris.
Tutup PO atau batalkan PO
- Batalkan jika belum ada barang yang datang (status Draf atau Dipesan). Tidak ada stok yang berubah. Anda bisa menambahkan alasan.
- Tutup jika sebagian barang sudah datang tetapi sisanya tidak akan dikirim. Sisa jumlah yang belum datang dihapus dari PO, dan total serta status pembayaran dihitung ulang dari barang yang benar-benar diterima. PO yang sudah menerima barang tidak bisa dibatalkan, hanya bisa ditutup.
Pembayaran ke pemasok
Setiap PO punya status pembayaran:
| Status | Artinya |
|---|---|
| Belum dibayar | Belum ada pembayaran |
| Sebagian | Sudah dibayar sebagian, misalnya uang muka (DP) |
| Lunas | Jumlah dibayar sudah sama atau lebih dari total PO |
Ketuk Catat pembayaran untuk mengisi jumlah yang sudah dibayar (total sampai sekarang, bukan tambahan), tanggal bayar, jatuh tempo, dan catatan seperti "Lunas transfer BCA". Pembayaran bisa dicatat sejak PO dipesan, jadi uang muka sebelum barang datang juga bisa dicatat.
Jatuh tempo terisi otomatis dari tanggal penerimaan pertama ditambah termin pembayaran pemasok, misalnya 30 hari. Anda tetap bisa mengubahnya.
Untuk melihat semua utang ke pemasok, pakai filter Utang di daftar PO. Filter ini menampilkan PO yang belum lunas, diurutkan dari jatuh tempo terdekat.
Pembayaran PO tidak dicatat sebagai pengeluaran. Laporan laba rugi sudah menghitung barang yang dibeli sebagai harga pokok penjualan (HPP) saat barang itu terjual. Jika pembelian juga dicatat sebagai pengeluaran, uang yang sama akan terhitung dua kali.
Hapus PO
PO hanya bisa dihapus saat masih Draf atau sudah Dibatalkan. PO yang pernah menerima barang tetap tersimpan sebagai riwayat.
Bahan baku
Bahan baku bisa dimasukkan ke PO seperti produk. Pesan dan terima dalam satuan dasar bahan (g, ml, atau pcs): 5 kg kopi seharga Rp120 per gram ditulis jumlah 5000 dan harga satuan 120. HPP rata-rata bahan ikut diperbarui, dan modal resep mengikutinya.