Gaji Staf
Menu Gaji menghitung gaji staf dari profil gaji, absensi, komisi, dan kasbon. Anda cek angkanya, kunci, bayar staf sendiri (tunai atau transfer), lalu tandai sudah dibayar. Setiap staf mendapat slip gaji yang bisa dibuka lewat link atau WhatsApp, dan bisa dilihat juga di aplikasi kasir. Menu yang sama juga membuat THR dan file untuk akuntan.
Gaji tersedia mulai paket Pro dan hanya bisa dibuka oleh Pemilik toko. Toko yang tidak memakainya tidak berubah, selain menu baru Gaji.
Tandai dibayar hanya mencatat bahwa Anda sudah membayar. Uangnya tetap Anda serahkan sendiri, tunai atau lewat transfer bank.
Sebelum mulai
Buka Operasional > Gaji (tepat di bawah Absensi). Halamannya punya tiga tab: Penggajian, Profil gaji, dan Kasbon.
Yang perlu disiapkan:
- Staf sudah terdaftar di menu Staf.
- Setiap staf yang mau digaji lewat Etalasse punya profil gaji. Staf tanpa profil gaji tidak ikut penggajian.
- Kalau mau gaji dihitung dari jam masuk dan telat, nyalakan Absensi dan atur jadwal shift. Tanpa absensi pun bisa: Anda ketik sendiri jumlah hari masuknya. Lihat Toko yang tidak memakai absensi.
Profil gaji
Di tab Profil gaji, ketuk nama staf lalu isi cara ia digaji. Isi bagian utama dulu, bagian lain dibuka kalau perlu saja.
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Cara bayar | Bulanan (gaji tetap tiap bulan), Harian (dibayar per hari masuk), atau Per jam (dibayar per jam kerja), lalu jumlah gaji atau upahnya |
| Hari kerja sebulan | Untuk gaji bulanan. Dipakai menghitung gaji harian saat staf tidak masuk. Biasanya 26 |
| Uang makan & transport | Uang makan per hari dan uang transport per hari, dibayar untuk setiap hari masuk |
| Tunjangan tetap & potongan tetap | Misalnya tunjangan jabatan atau potongan seragam. Ditambahkan sekali tiap penggajian, paling banyak 20 item |
| Telat, tidak masuk & lembur | Potongan telat (per kali telat atau per menit telat), tidak masuk dipotong gaji harian (khusus bulanan), uang lembur (per jam atau rumus pemerintah), dan lembur minimal (bawaan 30 menit) |
| Komisi dan kasbon | Ikutkan komisi (kalau toko memakai komisi staf) dan cicilan kasbon tiap penggajian |
| Rekening untuk slip | Nama bank, nama pemilik rekening, dan nomor rekening. Di slip hanya tampil 4 angka terakhir; nomor lengkapnya ada di CSV transfer untuk Anda |
| Izin dipotong gaji | Mati (izin tetap dibayar) atau nyala (hari izin tidak dibayar). Lihat Izin tanpa gaji |
| Tanggal masuk dan jatah cuti | Tanggal staf mulai bekerja, dipakai untuk THR dan cuti tahunan. Jatah cuti dikosongkan untuk memakai jatah toko |
Matikan Aktif kalau staf sedang tidak digaji (misalnya cuti panjang). Profilnya tetap tersimpan, tetapi ia tidak dimasukkan ke penggajian baru.
Kasbon
Tab Kasbon mencatat uang yang Anda pinjamkan ke staf dan sisanya.
- Beri kasbon: catat uang yang Anda berikan. Nanti dipotong dari gaji (sesuai cicilan di profil gaji) atau dibayar tunai.
- Catat bayar tunai: staf mengembalikan sebagian kasbon secara tunai. Jumlahnya tidak boleh lebih dari sisa kasbon.
- Koreksi kasbon: memperbaiki catatan yang salah, wajib dengan alasan. Koreksi tidak bisa membuat sisa kasbon jadi minus.
Semua catatan kasbon tetap tersimpan dan tidak bisa dihapus. Kalau salah ketik, perbaiki dengan koreksi, jadi riwayatnya selalu jelas.
Membuat penggajian
Di tab Penggajian, ketuk Buat penggajian:
- Pilih periodenya. Satu bulan penuh (misalnya November 2026) atau Tanggal bebas, paling lama 31 hari (misalnya mingguan atau 1–15 Nov). Untuk tanggal bebas, tanggal akhirnya paling lambat hari ini.
- Pilih staf. Semua staf yang punya profil gaji aktif sudah dicentang.
- Ketuk Buat draf.
Mau membuat THR? Pilih Buat THR di dialog yang sama. Lihat THR.
Gaji bulan ini boleh dibuat sebelum bulannya selesai, misalnya kalau Anda biasa gajian tanggal 25. Absensi hanya dihitung sampai hari ini dan baris ditandai Periode belum selesai. Anda tetap boleh mengunci. Gaji pokok bulanan tetap dibayar penuh, dan hari-hari sisanya tidak hilang: upah harian atau per jam, uang makan, uang transport, telat, tidak masuk, lembur, dan komisi dari sisa hari itu otomatis masuk ke penggajian berikutnya. Di sana itemnya diberi keterangan Termasuk … dari periode sebelumnya, jadi staf tahu asalnya.
Nama penggajian terisi otomatis, misalnya Gaji November 2026 atau Gaji 1–15 Nov 2026. Satu staf tidak bisa masuk dua penggajian yang tanggalnya bertabrakan. Kalau ada, Etalasse menyebut namanya dan Anda bisa Lanjut tanpa mereka.
Selama masih draf, semuanya masih bisa diubah. Ketuk Hitung ulang untuk mengambil absensi, komisi, dan kasbon terbaru. Angka yang Anda ketik sendiri dan item manual tidak hilang saat dihitung ulang.
Cara gaji dihitung
Setiap baris gaji terdiri dari pendapatan dikurangi potongan. Setiap item dibulatkan ke rupiah terdekat, lalu dijumlahkan.
Pendapatan
| Item | Cara hitung |
|---|---|
| Gaji pokok | Bulanan: gaji sebulan. Bulanan dengan tanggal bebas: gaji × jumlah hari periode ÷ jumlah hari di bulan itu (tanda Prorata). Harian: upah × hari masuk. Per jam: upah × jam kerja di luar lembur |
| Uang makan, Uang transport | Jumlah per hari × hari masuk |
| Lembur | Hanya lembur yang mencapai lembur minimal di hari itu. Per jam: tarif × jam lembur. Untuk staf yang dibayar per jam, menit lembur dibayar sekali saja di sini dengan tarif lembur, tidak ikut lagi di gaji pokok. Rumus pemerintah (khusus bulanan): gaji ÷ 173 per jam, satu jam pertama tiap hari × 1,5, sisanya × 2. Hasilnya ditandai Lembur perkiraan |
| Tunjangan | Jumlah tetap dari profil (prorata untuk gaji bulanan dengan tanggal bebas) |
| Komisi | Komisi staf di periode itu, kalau Ikutkan komisi nyala dan toko memakai komisi staf |
| Item manual | Bonus atau tambahan yang Anda masukkan sendiri |
Potongan
| Item | Cara hitung |
|---|---|
| Potongan telat | Per kali telat × berapa kali telat, atau per menit telat × menit telat |
| Potongan tidak masuk | Khusus bulanan: (gaji ÷ hari kerja sebulan) × hari tidak masuk. Sakit dan cuti yang disetujui tidak pernah dipotong |
| Potongan izin | Khusus bulanan dan hanya kalau Izin dipotong gaji nyala: (gaji ÷ hari kerja sebulan, dibulatkan) × hari izin. Lihat Izin tanpa gaji |
| Potongan tetap | Jumlah tetap dari profil (prorata untuk bulanan dengan tanggal bebas) |
| Item manual | Potongan yang Anda masukkan sendiri |
| Cicilan kasbon | Cicilan dari profil, atau jumlah yang Anda tentukan di penggajian ini. Tidak pernah lebih dari sisa kasbon, dan tidak pernah membuat gaji minus |
Gaji bersih tidak boleh minus. Baris yang minus ditandai Perlu dicek: gaji minus dan penggajian tidak bisa dikunci sampai diperbaiki.
Contoh
Toko Ani menggaji dua staf untuk November 2026.
- Ani (bulanan): gaji Rp2.800.000, hari kerja 26, uang makan Rp15.000/hari, tunjangan jabatan Rp200.000, telat Rp10.000 per kali, uang lembur Rp15.000 per jam (lembur minimal 30 menit), cicilan kasbon Rp150.000 (sisa kasbon Rp300.000). Absensinya: masuk 24 hari, telat 2 kali, tidak masuk 1 hari, lembur 45, 20, dan 90 menit di tiga hari.
- Budi (harian): upah Rp120.000/hari, uang makan Rp15.000/hari, transport Rp10.000/hari, telat Rp1.000 per menit, komisi ikut. Absensinya: masuk 22 hari, telat total 35 menit. Komisinya di bulan itu Rp85.000.
| Item | Ani (bulanan) | Budi (harian) |
|---|---|---|
| Gaji pokok | Rp2.800.000 | 22 × Rp120.000 = Rp2.640.000 |
| Uang makan | 24 × Rp15.000 = Rp360.000 | 22 × Rp15.000 = Rp330.000 |
| Uang transport | – | 22 × Rp10.000 = Rp220.000 |
| Lembur | 135 menit (45 + 90; yang 20 menit tidak dihitung) × Rp15.000/jam = Rp33.750 | – |
| Tunjangan jabatan | Rp200.000 | – |
| Komisi | – | Rp85.000 |
| Total pendapatan | Rp3.393.750 | Rp3.275.000 |
| Potongan telat | 2 × Rp10.000 = Rp20.000 | 35 menit × Rp1.000 = Rp35.000 |
| Potongan tidak masuk | Rp2.800.000 ÷ 26 = Rp107.692 × 1 hari = Rp107.692 | – |
| Cicilan kasbon | Rp150.000 | – |
| Total potongan | Rp277.692 | Rp35.000 |
| Gaji bersih | Rp3.116.058 | Rp3.240.000 |
Kalau Ani digaji dengan tanggal bebas 1–15 Nov 2026, gaji pokoknya Rp2.800.000 × 15 ÷ 30 = Rp1.400.000 (tanda Prorata), dan tunjangannya juga prorata.
Mengecek dan mengubah draf
Ketuk nama staf untuk melihat setiap item. Di sana Anda bisa:
- Mengetik angka sendiri: hari masuk, menit kerja, berapa kali telat, menit telat, hari tidak masuk, atau menit lembur. Kosong berarti diambil dari absensi; angka yang Anda ketik dipakai sebagai gantinya.
- Menambah item manual: misalnya bonus Lebaran, koreksi bulan lalu, atau potongan izin. Paling banyak 20 item.
- Mengatur potong kasbon: ikuti profil gaji, atau tentukan jumlahnya (ketik 0 kalau kali ini tidak dipotong).
- Mengeluarkan staf dari penggajian, atau menambahkan staf lain yang punya profil gaji.
Tanda di setiap baris: Perlu dicek: gaji minus, Periode belum selesai, Tanpa data absen, Lembur perkiraan, Prorata, dan Komisi sudah dibayar (sebagian komisi periode ini sudah dibayar lewat menu Komisi, jadi tidak dihitung lagi). Baris juga diberi tanda kalau staf itu punya pengajuan izin yang belum diputuskan di periode ini.
Selama pengajuan izin belum disetujui, hari itu dihitung tidak masuk dan bisa memotong gaji. Setujui atau tolak dulu pengajuannya di Absensi > Izin, lalu ketuk Hitung ulang sebelum mengunci.
Izin tanpa gaji
Bawaannya, izin yang disetujui tetap dibayar penuh. Kalau di toko Anda izin berarti tidak digaji, nyalakan Izin dipotong gaji di profil gaji staf itu:
- Staf bulanan: hari kerja yang izin di periode itu menjadi item Potongan izin = (gaji ÷ hari kerja sebulan, dibulatkan ke rupiah) × hari izin. Contoh: gaji Rp2.800.000, hari kerja 26, izin 2 hari. Gaji harian Rp2.800.000 ÷ 26 = Rp107.692, jadi potongannya Rp107.692 × 2 = Rp215.384.
- Staf harian dan per jam: hari izin memang tidak dibayar, karena mereka hanya dibayar untuk hari atau jam kerja. Tidak ada potongan tambahan.
Yang dihitung hanya hari kerja (hari dengan shift di jadwal staf) dari izin yang sudah disetujui. Sakit dan cuti tetap dibayar walaupun pengaturan ini nyala. Setiap baris gaji juga mencatat jumlah hari izin, sakit, dan cuti di periode itu.
Toko yang tidak memakai absensi
Kalau absensi mati atau paket toko tidak memuatnya, semua angka absensi mulai dari 0 dan baris ditandai Tanpa data absen. Ketik sendiri hari masuk (untuk staf harian, uang makan, dan transport), menit kerja (untuk staf per jam), dan telat atau lembur kalau Anda memakai aturannya. Gaji pokok staf bulanan tetap dibayar penuh walaupun tanpa data absen.
Mengunci dan menandai dibayar
- Kalau semua sudah benar, ketuk Kunci. Etalasse menghitung sekali lagi lalu membekukan angkanya, dan slip gaji dibuat untuk setiap staf. Masih ada yang salah? Ketuk Buka kunci (selama belum ada yang dibayar), perbaiki, lalu kunci lagi.
- Bayar staf Anda sendiri. Untuk transfer bank, Ekspor CSV transfer berisi nama, bank, nama dan nomor rekening, serta gaji bersih.
- Ketuk Tandai dibayar, pilih semua yang belum dibayar atau sebagian staf, cara bayarnya (tunai, transfer, atau lainnya), dan tanggal bayar (paling lambat hari ini).
Saat ditandai dibayar, Etalasse mencatat:
- Cicilan kasbon sebagai pelunasan, jadi sisa kasbon staf berkurang.
- Komisi di gaji sebagai komisi yang sudah dibayar, jadi tidak bisa dibayar dua kali di menu Komisi.
- Satu pengeluaran kategori Gaji di Pengeluaran, sebesar gaji bersih ditambah cicilan kasbon, supaya gaji tampil di Laba Rugi. Cicilan kasbon tidak dihitung sebagai biaya baru, karena uangnya sudah keluar saat kasbon diberikan. Pengeluaran dari penggajian ini tidak bisa diubah atau dihapus di halaman Pengeluaran; koreksinya lewat penggajian berikutnya.
Kalau selama ini Anda mencatat gaji manual di Pengeluaran, berhentilah mencatat gaji untuk staf yang dibayar lewat menu Gaji. Kalau tidak, gaji mereka terhitung dua kali di Laba Rugi.
Kalau sisa kasbon berubah setelah dikunci (misalnya staf membayar tunai), atau komisi periode itu sudah dibayar lewat menu Komisi, Etalasse menolak menandai dibayar. Buka kunci, ketuk Hitung ulang, lalu kunci lagi.
Penggajian menjadi Sudah dibayar setelah semua stafnya ditandai dibayar. Penggajian yang belum ada yang dibayar bisa dibatalkan dengan alasan; ia tetap ada di riwayat sebagai dibatalkan dan link slipnya tidak bisa dibuka lagi.
Kalau ada yang salah setelah dibayar
Gaji yang sudah dibayar tidak bisa diubah atau dibatalkan. Masukkan koreksinya ke penggajian berikutnya sebagai item manual, misalnya "Kurang bayar Oktober" (pendapatan) atau "Kelebihan bayar Oktober" (potongan).
Slip gaji
Setelah dikunci, setiap staf punya slip gaji sendiri: nama toko, periode, setiap item, total pendapatan, total potongan, gaji bersih, angka absensi (hari masuk, telat, tidak masuk, jam kerja), dan rekening dengan 4 angka terakhir saja. Slip selalu menyebut Belum termasuk BPJS dan pajak. Slip THR menampilkan nama dan tanggal hari raya serta item THR.
Ketuk Bagikan slip lalu pilih:
- Salin link, untuk dikirim lewat aplikasi apa saja, atau
- WhatsApp, yang membuka WhatsApp dengan pesan berisi link slip. Pilih sendiri kontak stafnya.
Siapa pun yang punya link bisa membuka slipnya tanpa login, jadi kirim hanya ke staf itu. Slip bisa dicetak atau disimpan sebagai PDF dari tombol Cetak / Simpan PDF. Slip dari penggajian yang dibatalkan tidak bisa dibuka lagi.
Staf melihat slip di kasir
Staf juga bisa membuka slipnya sendiri di aplikasi POS, lewat Slip gaji saya di menu staf. Yang tampil hanya slip yang sudah ditandai dibayar. Lihat Slip gaji saya.
Ekspor untuk akuntan
Di tab Penggajian, menu Ekspor untuk akuntan berisi tiga file CSV. Semua file bisa dibuka di Excel atau Google Sheets: uang ditulis sebagai angka bulat tanpa titik, tanggal ditulis YYYY-MM-DD, dan jam memakai zona waktu toko.
| File | Isi |
|---|---|
| Rekap gaji | Pilih rentang tanggal bayar (paling lama 366 hari). Satu baris untuk setiap gaji staf yang sudah dibayar: nama penggajian, jenisnya (bulanan, tanggal bebas, atau THR), periode, tanggal dan cara bayar, nama dan peran staf, cara bayar gajinya, lalu kolom per jenis item: gaji pokok, uang makan, transport, lembur, tunjangan, komisi, THR, pendapatan manual, total pendapatan, potongan telat, tidak masuk, izin, potongan tetap, potongan manual, kasbon, total potongan, gaji bersih, dan biaya (gaji bersih ditambah cicilan kasbon, sama dengan pengeluaran Gaji) |
| Ringkasan tahunan per karyawan | Pilih tahun. Satu baris per staf: nama, peran, tanggal masuk, pendapatan kotor setiap bulan (Januari sampai Desember, menurut bulan dibayar, termasuk THR yang dibayar di bulan itu), total pendapatan setahun, total THR (bagian dari total pendapatan, bukan tambahan), total potongan di luar kasbon, total kasbon, dan total gaji bersih. Baris paling atas berbunyi Belum termasuk BPJS dan PPh 21. |
| Catatan kasbon | Pilih rentang tanggal. Setiap catatan kasbon: kasbon diberikan, dibayar tunai, dipotong gaji, dan koreksi |
Saldo cuti punya file sendiri di Cuti Tahunan.
Etalasse tidak menghitung PPh 21 dan BPJS, dan tidak membuat bukti potong. File ini adalah bahan untuk akuntan atau konsultan pajak Anda.
Yang biasanya diserahkan ke akuntan:
- Ringkasan tahunan per karyawan untuk setiap tahun pajak. Pendapatan kotor per bulan sudah termasuk THR; kolom total THR menunjukkan berapa bagiannya. Akuntan memakai angka ini untuk menghitung PPh 21 dan membuat bukti potong 1721-A1 di akhir tahun.
- Rekap gaji kalau akuntan perlu rincian per item atau per penggajian, misalnya untuk menghitung PPh 21 bulanan.
- Catatan kasbon kalau akuntan perlu memisahkan pinjaman staf dari gaji. Kasbon adalah pinjaman, bukan penghasilan.
Angka di file mengikuti tanggal dibayar, sama seperti pengeluaran Gaji di Laba Rugi. Gaji Desember yang dibayar 2 Januari masuk ke Januari.
Yang belum termasuk
- BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan tidak dihitung otomatis. Kalau Anda memotongnya, tambahkan sebagai potongan tetap di profil gaji.
- PPh 21 (pajak penghasilan karyawan) tidak dihitung. Serahkan file untuk akuntan ke akuntan Anda.
Angka dari rumus pemerintah untuk lembur adalah perkiraan. Cek lagi dengan aturan yang berlaku untuk usaha Anda.
Paket dan peran
| Free | Growth | Pro | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Profil gaji, kasbon, membuat dan membayar penggajian | Tidak | Tidak | Ya | Ya |
| Melihat penggajian lama, profil gaji, kasbon, slip, CSV, dan ekspor untuk akuntan | Ya | Ya | Ya | Ya |
Kalau paket turun, semua data gaji tetap bisa dilihat: penggajian lama, profil, kasbon, slip, dan CSV. Link slip yang sudah dikirim tetap bisa dibuka, dan staf tetap melihat slipnya di Slip gaji saya. Yang butuh paket Pro lagi: mengubah profil, mencatat kasbon, dan membuat atau membayar penggajian.
| Peran | Yang bisa dilakukan |
|---|---|
| Pemilik | Semua di menu Gaji |
| Admin | Tidak bisa membuka menu Gaji (data gaji khusus Pemilik) |
| Kasir, Kitchen | Hanya slip gajinya sendiri di Slip gaji saya di POS |
Tool MCP
Asisten AI bisa membaca daftar penggajian (termasuk THR), isi satu penggajian dengan tanda-tandanya, dan sisa kasbon (payroll.runs_list, payroll.run_get, payroll.advances_balances). Nomor rekening tidak pernah dikirim ke asisten AI. Membuat, mengunci, dan membayar penggajian, serta file ekspor, hanya di Dashboard. Lihat Tool Surface.