Pengingat Booking
Pengingat mengurangi pelanggan yang lupa dan karena itu mengurangi tidak datang. Etalasse mengirim dua jenis pesan terkait booking: pengingat jadwal dan pemberitahuan perubahan.
Pengingat WhatsApp H-1
Sehari sebelum jadwal, pelanggan dapat menerima pengingat WhatsApp berisi nama, layanan, tanggal, jam, dan toko. Pada layanan berdurasi, jam yang tampil adalah jam mulai yang dipilih pelanggan.
- pengingat memakai template WhatsApp yang sudah disetujui Meta dan jumlah kuota WhatsApp paket Anda
- booking yang dibatalkan atau ditandai tidak datang tidak lagi dikirimi pengingat
- jam mengikuti zona waktu toko
Menampilkan staf dan sisa tagihan
Anda dapat memakai penanda tambahan pada teks pengingat bebas (bukan template Meta): {staff} untuk nama staf, {deposit} untuk DP yang dibayar, dan {balance} untuk sisa tagihan. Penanda ini tidak bisa dipakai pada template yang sudah disetujui Meta karena jumlah variabelnya tetap.
Untuk mengirim staf dan sisa tagihan lewat WhatsApp resmi, dibutuhkan template baru dengan tujuh variabel yang disetujui Meta, dan operator Etalasse perlu mengaktifkannya. Sampai itu aktif, pengingat WhatsApp tetap memakai lima variabel standar. Hubungi dukungan Etalasse bila Anda memerlukannya.
Jadwal pengingat khusus
Selain pengingat H-1 bawaan, toko Booking dapat menentukan kapan saja pengingat dikirim. Buka Pengaturan Booking → bagian Pengingat:
| Pengaturan | Bawaan | Artinya |
|---|---|---|
| Jadwal pengingat khusus | mati | mati: berlaku pengingat WhatsApp H-1 di atas, tidak ada yang lain. Hidup: Anda memilih sendiri jadwalnya |
| Ingatkan penyedia juga | mati | ikut mengingatkan penyedia layanan (lihat di bawah) |
Saat jadwal khusus hidup, tambahkan 1 sampai 4 waktu, masing-masing berupa angka dan satuan (menit, jam, atau hari), dari 1 menit sampai 7 hari, tanpa duplikat. Ada pintasan 1 hari, 2 jam, 1 jam, dan 30 menit. Daftar ditampilkan dari yang terjauh. Satu pengingat dikirim per waktu, ke pelanggan. Mematikan sakelar mengembalikan toko ke pengingat H-1 bawaan.
Mengaktifkan jadwal khusus menggantikan pengingat WhatsApp H-1 bawaan, jadi pelanggan tidak menerima pengingat ganda.
Siapa yang mendapat pengingat
Hanya booking yang terkonfirmasi: booking aktif dengan pesanan Dibayar, Dalam Pengiriman, atau Terkirim. Booking yang menunggu pembayaran, dibatalkan, kedaluwarsa, ditandai tidak hadir, atau sudah selesai tidak dikirimi apa pun. Sesi sepanjang hari (tanpa jam mulai) tidak mendapat pengingat dari jadwal ini.
Saluran pelanggan
| Saluran | Syarat |
|---|---|
| alamat email valid dan kuota email paket | |
| Notifikasi push | pelanggan memiliki perangkat terdaftar |
| otomasi WhatsApp Booking Reminder (H-1) di WhatsApp Automations menyala dan kuota WhatsApp paket tersedia. Pengingat WhatsApp selain H-1 membutuhkan template tambahan yang disiapkan operator Etalasse |
Pesan memuat layanan, tanggal, jam (dengan label zona waktu), penyedia, serta lokasi atau tautan rapat bila ada (lihat Lokasi Layanan). Bagian yang kosong dihilangkan.
Pengingat WhatsApp di luar H-1 memakai template yang harus disetujui Meta dan diaktifkan oleh operator Etalasse. Selama template itu belum aktif, jadwal Anda tetap jalan lewat email dan push, dan WhatsApp hanya terkirim untuk waktu 1 hari (memakai pesan H-1 yang sudah ada). Pesan WhatsApp biasa tanpa template hanya sampai di dalam jendela 24 jam Meta. Hubungi dukungan Etalasse bila perlu.
Aturan waktu
- pengingat dikirim saat waktunya tiba dan hanya bila tidak terlambat lebih dari batas wajar. Booking yang dibuat 3 jam sebelum sesi tidak menerima pengingat 1 hari, dan pengingat yang terlewat karena gangguan tidak dikirim terlambat
- tiap pengingat dikirim sekali; pengiriman yang gagal dicoba sampai 3 kali
- jadwal ulang menyalakan ulang semua pengingat untuk jam yang baru
- pemeriksaan berjalan setiap 5 menit, jadi pengingat bisa tiba beberapa menit dari waktu persisnya
- jam mengikuti zona waktu toko
Pengingat penyedia
Aktifkan Ingatkan penyedia juga agar penyedia layanan juga diingatkan. Waktunya sama dengan jadwal pelanggan; bila jadwal khusus mati, penyedia diingatkan 1 hari sebelumnya.
| Kasus | Yang diingatkan | Saluran |
|---|---|---|
| Toko multivendor dan layanan milik penjual | penjual | email, dan WhatsApp bila template penyedia aktif. Merchant tidak diingatkan |
| Selain itu | Anda atau staf booking yang ditugaskan | notifikasi di aplikasi dan push ke perangkat toko, serta WhatsApp ke staf booking bila nomornya terisi dan template penyedia aktif |
Konfirmasi booking
Saat pesanan dengan booking berjam dibayar, pelanggan menerima pesan Booking terkonfirmasi berisi layanan, jadwal, penyedia, dan lokasi atau tautan, menggantikan kalimat umum "Pesanan sedang diproses" pada email dan push. Perubahan ini berlaku untuk semua toko Booking tanpa pengaturan. Saluran, penerima, dan kuota tidak berubah, dan WhatsApp tetap memakai pesan lama sampai template konfirmasi diaktifkan operator.
Pemberitahuan perubahan
| Kejadian | Siapa diberi tahu |
|---|---|
| Pelanggan menjadwal ulang | Anda (lonceng notifikasi, perangkat, dan push) |
| Merchant menjadwal ulang | Pelanggan (notifikasi di aplikasi) |
| Pelanggan membatalkan | Anda |
| Merchant membatalkan | Pelanggan |
| DP dikembalikan | Pelanggan (email atau push, sesuai pengaturan notifikasi). WhatsApp bersifat opsional |
| Ditandai tidak datang | Pelanggan (notifikasi di aplikasi) |
| Booking diselesaikan, pesanan belum terkirim | Pelanggan (notifikasi di aplikasi) |
| Penjual menyelesaikan, menjadwal ulang, atau menandai tidak hadir | Pelanggan dan Anda |
Tidak ada pengaturan notifikasi baru yang perlu Anda atur: pemberitahuan ini memakai saluran yang sudah ada.
Tips
- aktifkan pengingat WhatsApp dan pastikan nomor telepon pelanggan terisi
- kombinasikan pengingat dengan DP: pengingat mencegah lupa, DP mencegah pesan iseng
- pakai DP untuk layanan yang mahal atau slotnya terbatas