Menerima Pembayaran dan Write-off
Saat pelanggan membayar utangnya, catat pembayarannya di Etalasse. Pembayaran mengurangi tagihan, dan semuanya tercatat di buku mutasi.
Mencatat pembayaran
Buka detail akun pelanggan lalu Record payment, atau dari POS bila kasir diizinkan.
| Kolom | Artinya |
|---|---|
| Pelanggan dan Jumlah | Siapa yang membayar dan berapa (rupiah bulat) |
| Metode | CASH (tunai, bawaan), TRANSFER, atau OTHER |
| Referensi | Opsional, misalnya nomor transfer |
| Catatan | Opsional |
| Tagihan (opsional) | Jika kosong, pembayaran dialokasikan ke tagihan paling lama dulu. Jika dipilih, hanya ke tagihan itu |
Dialokasikan ke mana
- Paling lama dulu: tagihan dengan jatuh tempo paling awal, lalu yang nomornya paling kecil. Satu pembayaran bisa melunasi beberapa tagihan, dan sisanya menyicil tagihan berikutnya.
- Pilih tagihan: pembayaran hanya masuk ke tagihan itu. Tagihannya harus masih terbuka dan jumlahnya tidak boleh melebihi sisa tagihan.
Pratinjau
Sebelum menyimpan, lembar pembayaran menampilkan pratinjau: tagihan mana yang terisi berapa dan sisa utang sesudahnya. Pratinjau tidak menulis apa pun.
Pembayaran berlebih ditolak
Jumlah yang melebihi total utang ditolak (OVERPAYMENT, dengan menampilkan sisa utang). Etalasse tidak menyimpan saldo lebih atau uang muka pelanggan. Jika pelanggan tidak punya utang, pembayaran ditolak (NOTHING_OUTSTANDING), dan tagihan yang sudah selesai tidak bisa dibayar lagi (INVOICE_NOT_PAYABLE).
Aman diulang
Setiap lembar pembayaran membuat kunci unik sekali saat dibuka. Jika tombol simpan tertekan dua kali atau koneksi putus lalu diulang, hasil pertama dikembalikan dan tidak ada pembayaran ganda. Memakai kunci yang sama untuk pelanggan atau jumlah lain ditolak (REQUEST_ID_MISMATCH).
Pembayaran tunai dan shift
Pembayaran CASH saat ada shift yang terbuka di cabang Anda otomatis tercatat sebagai PAY_IN pada shift itu, sehingga uang di laci cocok. Pembayaran TRANSFER dan OTHER tidak menyentuh laci. Sebaliknya, uang tunai yang dikembalikan pada refund mencatat PAY_OUT.
Write-off (penghapusan piutang)
Jika utang tidak mungkin tertagih, Pemilik atau Admin dapat menghapuskannya (Write off di detail tagihan).
- Alasan wajib diisi, misalnya "toko pelanggan tutup".
- Sebagian boleh: isi jumlah yang dihapuskan. Jika dikosongkan, seluruh sisa tagihan dihapuskan.
- Jumlah yang melebihi sisa tagihan ditolak (
AMOUNT_EXCEEDS_DUE). - Aman diulang dengan kunci yang sama: tidak terjadi penghapusan ganda.
- Hanya Pemilik dan Admin. Kasir tidak bisa.
- Penghapusan dicatat sebagai biaya "Bad debt (write-offs)" pada Laporan Laba Rugi di periode saat dihapuskan.
- Poin loyalitas pelanggan tidak dibalik.
- Penghapusan tercatat di log aktivitas.
Write-off tetap bisa dilakukan walau paket sudah diturunkan, agar Anda tetap bisa merapikan piutang.
Status tagihan
| Status | Artinya |
|---|---|
| OPEN | Belum dibayar sama sekali dan belum jatuh tempo |
| PARTIAL | Sudah dibayar sebagian dan belum jatuh tempo |
| OVERDUE | Lewat jatuh tempo dan masih ada sisa |
| PAID | Sisa 0 dan ada uang yang masuk |
| WRITTEN_OFF | Sisa 0 dan sebagian dihapuskan |
| CREDITED | Sisa 0 hanya karena pembatalan atau refund (nota kredit), jadi pesanan batal tidak tampil sebagai "lunas" |
Sisa tagihan = total - dikreditkan - dibayar - dihapuskan, dan tidak pernah negatif. Status yang tampil selalu terkini menurut tanggal hari ini di kalender toko, sehingga filter OVERDUE benar walau pekerjaan harian belum berjalan.