Sesi dengan Minimal Peserta
Beberapa sesi hanya layak berjalan bila pesertanya cukup, misalnya kelas yoga yang butuh minimal 4 orang atau trip yang butuh minimal 6 orang. Dengan Minimal peserta, Etalasse memeriksa jumlah peserta pada waktu yang Anda tentukan, lalu memastikan sesi jalan atau membatalkannya beserta pesanannya.
Ini opsional dan hanya untuk toko bertipe Booking. Sesi tanpa minimum berjalan persis seperti sebelumnya.
Mengatur minimum
Buka editor sesi di halaman produk atau di tab sesi Kalender Booking (Products → Booking Calendars), lalu tambah atau ubah sesi. Di samping Kapasitas, isi:
| Pengaturan | Artinya | Batas |
|---|---|---|
| Minimal peserta | jumlah kursi terpesan yang dibutuhkan agar sesi berjalan. Kosong (Tanpa minimum), 0, atau 1 berarti tanpa minimum. Kosongkan jika sesi selalu jalan, berapa pun yang memesan | 2 sampai kapasitas sesi |
| Putuskan sebelum mulai | berapa lama sebelum sesi dimulai jumlah peserta diperiksa | 30 menit sampai 7 hari (bawaan 12 jam) |
Minimal peserta tidak boleh lebih besar dari kapasitas. Minimum berlaku per kejadian: sesi "Sabtu 14.30" tanggal 8 dan tanggal 15 dinilai sendiri-sendiri. Jumlah peserta dihitung dari kursi pada booking yang masih aktif, di semua produk yang memakai sesi kalender yang sama.
Sebaiknya Putuskan sebelum mulai tidak lebih pendek dari Batas pesan sebelum mulai (menit) layanan (lihat Batas pemesanan sesi tetap). Bila keputusan jatuh sebelum batas pesan, pelanggan masih bisa memesan setelah sesi dinyatakan jalan atau dibatalkan. Dashboard memberi peringatan bila keduanya tidak selaras.
Yang terjadi otomatis
Setiap beberapa menit Etalasse memeriksa sesi yang punya minimal peserta yang waktu keputusannya sudah tiba dan sudah punya minimal satu booking:
| Hasil | Yang terjadi |
|---|---|
| Peserta cukup | sesi berstatus Pasti jalan. Pelanggan tidak dikirimi pesan khusus. Pelanggan baru masih bisa memesan sampai batas pesan atau kapasitas penuh |
| Peserta kurang | sesi berstatus Dibatalkan dan setiap booking aktif pada sesi itu dibatalkan |
| Tanpa booking | tidak ada yang dilakukan |
Sesi yang sudah diputuskan tidak diperiksa lagi.
Saat sesi dibatalkan karena peserta kurang
- tiap booking aktif pada sesi itu dibatalkan dengan alasan peserta belum mencapai minimum
- ini tidak dihitung sebagai pembatalan oleh penyedia pada penghitung penjual
- uang pelanggan mengikuti pengaturan Saat penyedia membatalkan sesi yang sudah dibayar di Pengaturan Booking: Saya refund sendiri di Refund atau Catat refund otomatis (dibuatkan permintaan refund untuk pesanan yang sudah dibayar). Pesanan yang belum dibayar cukup dibatalkan
- pelanggan dan penyedia mendapat pemberitahuan bahwa sesi dibatalkan karena peserta belum mencapai minimum
- sesi itu tidak bisa dipesan lagi
Pastikan jalan atau batalkan manual
Anda tidak harus menunggu waktu keputusan. Pemilik dan Admin dapat membuka halaman Sesi dengan minimal peserta. Halaman ini tidak punya menu sendiri di sidebar: buka lewat tombol di halaman Booking, tautan di tab sesi Kalender Booking, atau tautan di editor sesi pada halaman produk. Isinya daftar kejadian sesi yang punya minimal peserta (dengan filter tanggal, kalender, dan status) yang menampilkan sesi, tanggal, peserta terdaftar dibanding minimum, kapasitas, status, dan waktu keputusan. Status:
- Menunggu: belum diputuskan
- Pasti jalan: sudah dipastikan jalan
- Dibatalkan: dibatalkan
Dua aksi tersedia:
- Pastikan jalan: hanya untuk sesi yang masih Menunggu. Sesi dinyatakan jalan sekarang walaupun pesertanya kurang, dan tidak dicek atau dibatalkan otomatis lagi. Cocok bila Anda tetap mau menjalankannya
- Batalkan sesi: untuk sesi yang Menunggu maupun yang sudah Pasti jalan, selama sesi belum dimulai. Sesi dibatalkan sekarang dengan akibat yang sama seperti pembatalan otomatis di atas (semua booking sesi itu pada tanggalnya dibatalkan). Anda bisa menambahkan catatan internal
Sesi yang sudah Dibatalkan atau sudah dimulai tidak bisa diubah lagi.
Yang dilihat pelanggan
- di daftar sesi etalase: "Minimal N peserta" dan jumlah yang sudah terdaftar
- sesi yang sudah diputuskan tampil Pasti jalan, atau abu-abu Dibatalkan (peserta kurang) dan tidak bisa dipilih
- di detail booking Dashboard: status sesi, dan bila dibatalkan karena peserta kurang, tertulis Dibatalkan: peserta kurang dari minimum; pelanggan mendapat penjelasan beserta kabar soal uangnya
- bila ada batas pemesanan, tiap sesi menulis "bisa dipesan sampai ..."
Sebutan seperti "peserta" atau "kelas" mengikuti istilah di etalase toko Anda.
Kasir dan POS
Staf yang memesankan lewat POS atau Dashboard tidak terkena batas pesan minimal, tetapi sesi yang sudah dibatalkan tidak bisa dipesan, dan booking yang dibuat staf ikut dihitung sebagai peserta.